Entreprises de services - Guide de déclaration

1. Dressez la liste de tous les imprimés distribués durant l’année de référence.
2. Déterminez à qui incombe la responsabilité de chaque produit.
3. Incluez tous les imprimés liés au marketing (ex. : dépliants et encarts, enveloppes (emballages) de cartes-cadeaux, etc.).
4. Indiquez les sources de données utilisées pour élaborer vos déclarations (ex. : poids unitaires réels déterminés manuellement ou fournis par le fabricant, le fournisseur ou l’imprimeur).

Plusieurs matières sont exclues de la déclaration, d'autres peuvent en être déduites.

• Tous les imprimés consommés sur place et disposés sur les lieux;
• Les imprimés au nom d’une marque détenue par une entreprise ayant une place d’affaires au Québec (ex. : verres à boissons gazeuses);
• Les imprimés dont le consommateur final est un établissement industriel, commercial ou institutionnel (changements à venir en 2025).

Exemples

• Erreurs de calcul;
• Erreurs de conversion entre litres, kilogrammes, livres, etc.;
• Erreurs dans le calcul du nombre d’unités dans le cas d’emballages groupés;
• Non-inclusion ou inclusion en double de sous-totaux dans un total;
• Saisie de données erronées ou avec un nombre en trop ou en moins, ou décimale au mauvais endroit.

Trucs et astuces

• Faire valider les données auprès d’un tiers externe, par l’équipe de validation interne ou par une personne autre que le déclarant;
• Protéger les cellules contenant des formules dans votre fichier de calcul Excel;
• Filtrer les produits similaires afin de repérer les écarts de poids entre ceux-ci : cela vous permettra de déceler rapidement les erreurs d’inattention (ex. : l’ajout d’une décimale ou d’une virgule);
• Mettre à jour régulièrement (tous les trois ou quatre ans) les poids des imprimés;
• Porter une attention particulière aux emballages multiples - une source d’erreurs fréquentes dans les fichiers de calcul. Par exemple, si une entreprise vend une caisse de 24 bouteilles d’eau dans une boîte de carton destinée aux consommateurs, elle doit déclarer une boîte, mais aussi 24 fois le poids d’une bouteille en plastique. L’erreur est encore plus fréquente quand il s’agit de caisses de plusieurs emballages groupés. Par exemple, si une caisse comprend quatre emballages de six bouteilles entourées d’une pellicule de plastique, il faut déclarer une boîte en carton (si elle est destinée aux consommateurs), quatre pellicules de suremballage et 24 bouteilles.

Précisions

Comme la réglementation s’applique aux matières dites « recyclables », certaines entreprises pensent, à tort, que le papier qu’elles achètent et qu’elles utilisent à l’interne est visé par la tarification. Or, seuls les imprimés ultimement remis aux consommateurs québécois sont tarifés.

Trucs et astuces

Exclure le papier acheté et utilisé à l’interne du calcul des matières à déclarer.

Exemples

• Déductions pour emballages non destinés à la résidence même du consommateur;
• Déductions non documentées et non soutenues par des données quantitatives.

Trucs et astuces

• Obtenir des données quantitatives et vérifiables afin de soutenir les déductions (rapports de vente, études réalisées par un tiers, etc.). Ces données doivent être disponibles sur demande à des fins de vérification;
• Vous assurer que les déductions sont permises dans les règles (article 3.3. et 3.6) pour toutes les matières qui sont admissibles à une déduction et pour lesquelles vous avez des éléments justificatifs suffisants.

Pour développer une méthodologie et obtenir des données afin de calculer une déduction, vous pouvez communiquer avec Éco Entreprises Québec et la faire valider avant d’y investir des ressources.