Manufacturiers - Guide de déclaration 

1. Dressez la liste de tous les produits vendus durant l’année de référence.
2. Déterminez à qui incombe la responsabilité de chaque produit :
   • incluez dans votre déclaration tous les contenants, les emballages et les imprimés relatifs à vos marques privées et celles pour lesquelles vous agissez à titre de premier fournisseur au Québec.
   • déclarez tout contenant, emballage ou imprimé accompagnant les produits dont vous détenez le nom, la marque ou le signe distinctif.
   • si vous fabriquez des produits dont vous ne détenez pas la marque, ils doivent être exclus de votre déclaration : c'est le propriétaire de la marque qui a la responsabilité de les déclarer.
3. Pour les produits pour lesquels vous êtes responsables, identifiez les composantes de chaque produit. Par exemple, pour un emballage de pellicule aluminium :
   • le poids de la boîte, incluant la languette de scellement
   • le poids du mandrin
   • la pellicule aluminium est elle-même visée comme CEI produit (se référer au point suivant)
4. Veuillez noter que les contenants, les emballages et les imprimés vendus comme produits (CEI produits) sont visés et doivent être déclarés par votre entreprise, si applicable. Par exemple :
   • assiettes à tartes en aluminium
   • coupes de vin en plastique
   • assiettes en polystyrène
   • pellicule moulante hdpe/ldpe (plastique)
   • pellicule aluminium, papier-parchemin, papier ciré
5. Incluez tous les emballages secondaires et tertiaires qui se retrouveront ultimement chez le consommateur. Par exemple. : pellicule plastique autour d’un emballage multiple de bouteilles d’eau et son plateau.
6. Si vous avez une boutique, incluez les matières ajoutées au point de vente. Par exemple :
   • reçus de caisse ou factures
   • sacs d’emplettes ou sacs de prescriptions
   • emballages-cadeaux, etc.
7. Incluez, s’il y a lieu, tous les imprimés liés au marketing. Par exemple :
   • circulaires et catalogues
   • encarts, livrets promotionnels, etc.
8. Listez tous les contenants, les emballages et les imprimés utilisés lors des commandes en ligne. Par exemple :
   • boîtes d’expédition
   • enveloppes protectrices, etc.
9. Répertoriez les produits distribués gratuitement lors d’événements spéciaux ou promotionnels.
10. Indiquez les sources de données utilisées pour élaborer vos déclarations. Par exemple : les poids unitaires réels déterminés manuellement ou fournis par le fabricant, le fournisseur ou l’imprimeur.

Plusieurs matières sont exclues de la déclaration, et d'autres peuvent en être déduites.

• Les emballages de transport qui ne sont pas ultimement destinés à un consommateur;
• Les contenants, les emballages et les imprimés récupérés lors de la livraison à domicile;
• La marchandise retournée qui:
  • fait partie d’un rappel
  • est expirée
  • est endommagée et ne peut être vendue à un consommateur
  • est non distribuée;
• Tous les contenants, les emballages et les imprimés utilisés ou récupérés à l’interne, non vendus ou non distribués;
• Les contenants et les emballages dont le consommateur final est un établissement industriel, commercial ou institutionnel (changements à venir en 2025);
• Tous les contenants consignés (ex. : les boissons gazeuses). Notez cependant que :
  • tout contenant ou emballage secondaire accompagnant ces produits doit être déclaré (par exemple, la caisse de carton contenant les bouteilles consignées);
  • certains contenants et emballages actuellement tarifés seront éventuellement visés par un élargissement de la consigne. Jusqu’au plein déploiement de la consigne élargie, les contenants et emballages visés par cet élargissement devront être déclarés distinctement dans le portail de déclaration. Une liste des matières concernées par la consigne élargie se trouve dans le Guide des matières.

Exemples

• Erreurs de calcul;
• Erreurs de conversion entre litres, kilogrammes, livres, etc.;
• Erreurs dans le calcul du nombre d’unités dans le cas d’emballages groupés;
• Non-inclusion ou inclusion en double de sous-totaux dans un total;
• Oubli de retirer les contenants, les emballages ou les imprimés venant avec des produits manufacturés pour des marques privées;
• Saisie de données erronées ou avec un nombre en trop ou en moins, ou décimale au mauvais endroit.

Trucs et astuces

• Faire valider les données auprès d’un tiers externe, par l’équipe de validation interne ou par une personne autre que le déclarant;
• Protéger les cellules contenant des formules dans votre fichier de calcul Excel;
• Filtrer les produits similaires afin de repérer les écarts de poids entre ceux-ci : cela vous permettra de déceler rapidement les erreurs d’inattention (ex. : l’ajout d’une décimale ou d’une virgule);
• Mettre à jour régulièrement (tous les trois ou quatre ans) les poids des contenants, des emballages et des imprimés;
• Porter une attention particulière aux emballages multiples - une source d’erreurs fréquentes dans les fichiers de calcul. Par exemple, si une entreprise vend une caisse de 24 bouteilles d’eau dans une boîte de carton destinée aux consommateurs, elle doit déclarer une boîte, mais aussi 24 fois le poids d’une bouteille en plastique. L’erreur est encore plus fréquente quand il s’agit de caisses de plusieurs emballages groupés. Par exemple, si une caisse comprend quatre emballages de six bouteilles entourées d’une pellicule de plastique, il faut déclarer une boîte en carton (si elle est destinée aux consommateurs), quatre pellicules de suremballage et 24 bouteilles.

Exemples

• Déductions pour emballages non destinés à la résidence même du consommateur;
• Déductions non documentées et non supportées par des données quantitatives.

Trucs et astuces

• Obtenir des données quantitatives et vérifiables afin de soutenir les déductions (rapports de vente, études réalisées par un tiers, etc.). Ces données doivent être disponibles sur demande à des fins de vérification;
• S’assurer que les déductions sont permises dans les règles pour toutes les matières qui sont admissibles à une déduction et pour lesquelles vous avez des éléments justificatifs suffisants.

Pour développer une méthodologie et obtenir des données afin de calculer une déduction, vous pouvez communiquer avec Éco Entreprises Québec et la faire valider avant d’y investir des ressources.

Précisions

Une entreprise doit déclarer les produits vendus directement ou indirectement aux consommateurs québécois.

La principale cause de ces inexactitudes est la source de certaines données, notamment les unités vendues. Plusieurs des rapports utilisés sont basés sur la province d’expédition, et incluent les quantités expédiées aux centres de distribution de détaillants situés dans cette province.

Lorsqu’un produit est envoyé à un centre de distribution d’un détaillant, celui-ci peut réexpédier les produits dans une autre province, mais le manufacturier demeure responsable de déclarer ses produits dans la province où ils sont vendus.

Trucs et astuces

• Évaluer la possibilité que certains de vos clients (détaillants) puissent vendre vos produits dans d’autres provinces;
• Obtenir les informations sur les produits vendus au Québec par les détaillants dont les centres de distribution sont situés à l’extérieur du Québec afin de les inclure dans vos déclarations;
• Exclure les unités vendues à l’extérieur du Québec, mais qui ont été livrées à un centre de distribution au Québec;
• Consulter la fiche d’information développée par ÉEQ sur la quantification des ventes interprovinciales.

Précisions

Les entreprises doivent déclarer les contenants, les emballages et les imprimés dont elles sont le détenteur de marque ou le « premier fournisseur » au Québec.

Le « premier fournisseur » est celui qui est le premier à prendre les titres, la possession ou le contrôle d’un imprimé visé ou d’un produit dont le contenant ou l’emballage est visé.

Si une entreprise distribue des produits vendus sous une marque appartenant à une autre entreprise qui a une succursale au Québec, elle n’est pas le « premier fournisseur ».

Trucs et astuces

• Dresser la liste de tous vos fournisseurs;
• Retirer de cette liste tous les fournisseurs avec une adresse au Québec;
• Valider, en cas de doute, le statut de l’entreprise sur le site du Registraire des entreprises du Québec , ou faire appel au Service aux producteurs de Éco Entreprises Québec;
• Consulter la « Liste des entreprises attendues » disponible dans la section « Historique des déclarations » du système de déclaration en ligne ÉCO-D. Si l’entreprise qui fabrique la marque que vous distribuez figure dans cette liste, vous n’êtes pas responsable de déclarer les matières générées par ces produits.

Précisions

Aux fins de la déclaration, chaque composante détachable d’un emballage doit être déclarée distinctement et catégorisée dans sa matière propre.

Il est possible que le nombre d’unités varie pour chaque composante d’un emballage donné.

Trucs et astuces

• Consulter le Guide des matières ;
• Interroger vos fournisseurs de matières, qui connaissent habituellement le type de matières que vous utilisez;
• Valider, en cas de doute, le type de matières avec le Service aux producteurs de Éco Entreprises Québec;
• Catégoriser vos matières avec l’aide des outils disponibles et, pour les cas complexes, avec les experts de Éco Entreprises Québec.

Exemples et précisions

Les entreprises doivent déclarer le matériel publicitaire destiné aux consommateurs, et qui porte leur logo ou signe distinctif, qu’elles en soient ou non l’imprimeur (ex. : distribution par le Publisac ou par la poste).

Les publicités imprimées dans les pages d’un journal ou d’un magazine ne doivent pas être déclarées, car elles sont la responsabilité de l’éditeur.

Trucs et astuces

• Valider le type de papier et les quantités achetées auprès de vos imprimeurs;
• Faire appel, en cas de doute, au Service aux producteurs de Éco Entreprises Québec;
• Déduire le matériel publicitaire conservé et disposé dans vos établissements;
• Ne pas considérer le matériel publicitaire interentreprises;
• Déduire les coupons repris par les magasins ou retournés par les consommateurs.

Précisions

Lorsqu’un consommateur québécois fait une commande en ligne, vous devez déclarer autant les contenants, les emballages et les imprimés du produit que l’emballage d’expédition (si ce n’est pas l’emballage du produit lui-même).

Vous devez donc déclarer les boîtes de carton ainsi que les enveloppes d’expédition destinées aux consommateurs.

Trucs et astuces

• Obtenir les données sur les ventes à des consommateurs via votre plateforme de commerce électronique;
• Peser vos emballages d’expédition typiques afin de pouvoir déterminer les quantités générées selon les quantités utilisées.

Précisions

Lorsque vous vendez un contenant visé par une autre réglementation, vous devez inclure les emballages secondaires, s’il y a lieu, car ils ne sont généralement pas visés par les autres réglementations.

Trucs et astuces

• Contenants consignés : les emballages secondaires accompagnant les contenants consignés doivent être déclarés (ex. : anneaux de plastique scellant les paquets de bières ou de boissons gazeuses);
• Peintures, huiles et antigels : les contenants secondaires sont visés (ex. : boîte de carton servant au transport de plusieurs contenants);
• Lampes fluocompactes, piles et matériel électronique : leur contenant ou leur emballage est visé.