Restaurants - Guide de déclaration

1. Dressez la liste de tous les contenants, emballages et imprimés fournis à votre clientèle pour soutenir les différents services que vous offrez durant l’année de référence.
2. Déterminez à qui incombe la responsabilité de chaque produit.
   • Incluez dans votre déclaration tous les contenants, les emballages et les imprimés relatifs à vos marques et à celles pour lesquelles vous agissez à titre de premier fournisseur au Québec.
3. Incluez les matières ajoutées au point de vente (ex. : reçus de caisse/factures, contenants accompagnant vos repas, etc.).
4. Incluez tous les imprimés liés au marketing (ex. : menus et autre matériel promotionnel).
5. Indiquez les sources de données utilisées pour élaborer vos déclarations (ex. : poids unitaires réels déterminés manuellement ou fournis par le fabricant, le fournisseur ou l’imprimeur).

Plusieurs matières sont exclues du Tarif, d'autres peuvent en être déduites.

• Les contenants, emballages et imprimés consommés sur place;
• Les ustensiles et les essuie-tout (cependant, les sachets qui les enveloppent doivent être déclarés);
• Tous les contenants consignés (ex. : les boissons gazeuses). Notez cependant que :
  • tout contenant ou emballage accompagnant ces produits doit être déclaré (par exemple, la caisse de carton contenant les bouteilles consignées);
  • certains contenants et emballages actuellement tarifés seront éventuellement visés par un élargissement de la consigne. Jusqu’au plein déploiement de la consigne élargie, les contenants et emballages visés par cet élargissement devront être déclarés distinctement dans le portail de déclaration. Une liste des matières concernées par la consigne élargie se trouve dans le Guide des matières.

Exemples

• Erreurs de calcul;
• Erreurs de conversion entre litres, kilogrammes, livres, etc.;
• Erreurs dans le calcul du nombre d’unités dans le cas d’emballages groupés;
• Non-inclusion ou inclusion en double de sous-totaux dans un total;
• Saisie de données erronées ou avec un nombre en trop ou en moins, ou décimale au mauvais endroit.

Trucs et astuces

• Faire valider les données auprès d’un tiers externe, par l’équipe de validation interne ou par une personne autre que le déclarant;
• Protéger les cellules contenant des formules dans votre fichier de calcul Excel;
• Filtrer les produits similaires afin de repérer les écarts de poids entre ceux-ci : cela vous permettra de déceler rapidement les erreurs d’inattention (ex. : l’ajout d’une décimale ou d’une virgule);
• Mettre à jour régulièrement (tous les trois ou quatre ans) les poids des contenants, des emballages et des imprimés.

Les détaillants ainsi que les restaurants doivent inclure dans leurs déclarations l’ensemble des fournitures ajoutées aux points de vente, comme les sacs d’emplettes et les reçus de caisse.

Dans le cas des entreprises exploitées dans le cadre d’une franchise, d’une chaîne d’établissements, sous l’enseigne d’une bannière ou d’une autre forme semblable d’affiliation ou de regroupement d’entreprises ou d’établissements, la responsabilité incombe au franchiseur ou au propriétaire du regroupement.

Trucs et astuces

• Consulter le rapport sur les quantités de contenants ou de rouleaux de caisse achetés, leur poids et les matières correspondantes, souvent transmis par vos fournisseurs;
• Valider, en cas de doute, le type de matières avec les fournisseurs;
• Déduire les fournitures qui ne sont pas remises aux consommateurs (ex. : produits périmés).

Exemples

• Déductions pour emballages non destinés à la résidence même du consommateur;
• Déductions non documentées et non soutenues par des données quantitatives.

Trucs et astuces

• Obtenir des données quantitatives et vérifiables afin de soutenir les déductions (rapports de vente, études réalisées par un tiers, etc.). Ces données doivent être disponibles sur demande à des fins de vérification;
• Vous assurer que les déductions sont permises dans les règles pour toutes les matières qui sont admissibles à une déduction et pour lesquelles vous avez des éléments justificatifs suffisants.

Pour développer une méthodologie et obtenir des données afin de calculer une déduction, vous pouvez communiquer avec Éco Entreprises Québec et la faire valider avant d’y investir des ressources.

Précisions

• Aux fins de la déclaration, chaque composante détachable d’un emballage doit être déclarée distinctement et catégorisée dans sa matière propre
• Il est possible que le nombre d’unités varie pour chaque composante d’un emballage donné

Trucs et astuces

• Consulter le Guide des matières;
• Interroger vos fournisseurs de matières, qui connaissent habituellement le type de matières que vous utilisez;
• Valider, en cas de doute, le type de matières avec le Service aux producteurs de Éco Entreprises Québec;
• Catégoriser vos matières avec l’aide des outils disponibles et, pour les cas complexes, avec les experts de Éco Entreprises Québec.

Exemples et précisions

Les entreprises doivent déclarer le matériel publicitaire destiné aux consommateurs, et qui porte leur logo ou signe distinctif, qu’elles en soient ou non l’imprimeur (ex. : distribution par le Publisac ou par la poste).

Les publicités imprimées dans les pages d’un journal ou d’un magazine ne doivent pas être déclarées, car elles sont la responsabilité de l’éditeur.

Trucs et astuces

• Valider le type de papier et les quantités achetées auprès de vos imprimeurs;
• Faire appel, en cas de doute, au Service aux producteurs de Éco Entreprises Québec;
• Déduire le matériel publicitaire conservé et disposé dans vos établissements;
• Ne pas considérer le matériel publicitaire interentreprises;
• Déduire les coupons repris par les magasins ou retournés par les consommateurs.

Précisions

Lorsqu’un consommateur québécois fait une commande en ligne, vous devez déclarer autant les contenants, les emballages et les imprimés du produit que l’emballage d’expédition (si ce n’est pas l’emballage du produit lui-même).

Vous devez donc déclarer les boîtes de carton ainsi que les enveloppes d’expédition destinées aux consommateurs.

Trucs et astuces

• Obtenir les données sur les ventes à des consommateurs via votre plateforme de commerce électronique;
• Peser vos emballages d’expédition typiques afin de pouvoir déterminer les quantités générées selon les quantités utilisées.

Précisions

Comme les napperons de papier, les ustensiles en plastique et les pailles de plastique sont composés de matières similaires à des contenants et à des emballages, certains restaurateurs incluent ces articles dans leurs calculs. Or, les napperons de papier, les ustensiles en plastique et les pailles de plastique ne sont pas des « contenants et emballages » ou des « imprimés » au sens de la réglementation.

Trucs et astuces

• Exclure les éléments qui ne sont pas des contenants, des emballages ou des imprimés de vos calculs des quantités à déclarer. Par exemple :
  • Napperons
  • Ustensiles
  • Serviettes à main
  • Pailles
  • Bâtonnets pour mélanger le café;
• Inclure les contenants et les emballages tels que les verres, les couvercles, les plats des commandes pour emporter, etc.